どうも!とろあ(@tohroa)です。
とろあ的パソコン仕事術第三回は、メールの仕分けルールを使用しない仕事術をご紹介したいと思います。

「メールの仕分けルールを使用しない」理由

一見すると、このメールの仕分けルールを使用しないという内容、メールを見るのが大変になってしまう感じるかも知れません。

しかし、今回ご紹介する仕事術は、ぼくがメールを効率よく確認、分類するために行っている方法です。
以降、詳細をご説明していますので、参照していただければと思います。

メールは自分で見て分類する

今回の仕事術をずばり単純に言ってしまうと、「受信したメールをすべて確認して、手動で分類する」という方法になります。

メールの仕分けルールを自動から、手動で行うカタチです。

なぜメーラの仕分けルールをしないのか?それはメーラの仕分けルールでは以降で説明する分類ができないからなのです。

この後のメールの処理方法によってメールを分類する

仕分けルールを設定していなければ、通常時、受信したメールはすべて標準の受信ボックスに入ります。

受信ボックスの中に入ったメールは、以下のルールで分類していきます。

重要、待ち、処理済みでフォルダに分ける

まず最初にメーラに以下3つのフォルダを用意します。

  • 重要
  • 待ち
  • 処理済み

続いて、受信ボックスの中に入ったメールを一つ一つ確認しながら、以下の方法で分類していきましょう。

返信、依頼、処理などが必要なメールは重要フォルダに移動

自身でメールの返信、依頼、処理などが必要なメールは重要フォルダに移動します。

その中でも、中身を見て、すぐに何も考えずに返信できるもの…例えばお礼の返信だけで済むものなどは、その場で返信して処理済みフォルダに格納してしまいましょう。

回答や返信待ちのメールは待ちフォルダに移動

メールの中身が次のメール待ちのものや、返信して回答を待っているメールは待ちフォルダに移動します。

例えば、見積りの依頼をしたメールや、「何日までに回答します」というメールなどは、処理が終了しておらず、回答・返信を気にかける必要のあるメールということで、待ちフォルダに入れておきます。

処理が済んだメールは処理済みフォルダに移動

最後に、処理が済んだメールは処理済みフォルダに移動します。

処理済みフォルダは、すべての処理が終わったメールが集まることになるため、単純に「処理済み」という名前にせず、プロジェクト毎に分けてフォルダを作成しておくなど後から探しやすい工夫をするとより良いです。

また、受信ボックスに入っても、絶対に内容をみないでもよいメールはゴミ箱に直行でも良いですし、タイトルに反しはしますが、唯一メール仕分けルールを設定して、特定のフォルダに直行でもいいと思います。

例えば、メールマガジンや企業のPRメールなど。ただ、そもそも読まないのであれば配信停止してしまうほうがオススメですね。

とろあ的仕事術(3)まとめ

今回ご紹介したメールの仕分けルールを使用しない仕事術では、最終的に受信ボックスは常に空の状態となるのが理想です。

受信ボックスにメールがあること、イコールそれは確認しなければならないメールがある状態になります。

そして、重要フォルダ内のメールは処理しなければいけないこと、つまり自身が終えていない仕事

といったように、メーラでメール送受信のついでにタスク管理するようなイメージになります。

理想は、重要フォルダも空にして、自身のタスクを処理しきれている状態になれば完璧ですが、なかなかそうも行かないでしょう。

とにかく、重要フォルダの中身を減らして、自身から仕事を手放すことに集中してみましょう!