どうも!とろあ(@tohroa)です。
パソコン仕事術をご紹介していこうということで、第一回はファイルやフォルダ構成に関わる仕事術です。
ファイルやフォルダに関しては、ぼくの周りでも意外と雑に考えられている方が多く感じられるのですが、スムーズに仕事を行うためには非常に重要なポイントなので是非確認してみていただきたいポイントです!

デスクトップには必要最低限のファイルだけ配置

パソコンを起動した直後に表示されるデスクトップに、ファイルやショートカットを配置している人がいると思います。このデスクトップにたくさん配置する方法…ぼくは好きではないですし、オススメできません。

理由としては、デスクトップにたくさんのファイルを配置することがファイルが見つけやすい状況とは思えないからです。

仮にデスクトップ上をいくつかの区画に分けて、左上は○○関係、右上は○○関係…などとしたとしても、どう頑張っても最終的に散らかってしまうと思います。

常に整理できれば大丈夫かも知れませんが、明確な区切りがないデスクトップ上を常に整理しておくのは難しいことなのです。

デスクトップにおいておけば、何階層もフォルダを辿って目的のファイルやアプリケーションを探す必要がないので楽そうに感じるかもしれませんが、デスクトップには最低限のファイルとショートカットなどを配置するようにして、次にご紹介する方法などを試していただききたいと思います。

ファイルを見つけやすくするフォルダ構成

ファイルを見つけやすくするための一つ目の仕事術として、極めて当たり前の方法からになりますが、まずはフォルダを整理しましょう!

パソコンを使われている方であれば、幾度となくファイルやフォルダの整理について指摘されたり、自身で課題に感じられた人も多いでしょう。

今回はファイルやフォルダを整理するための構成について、考え方をご紹介したいと思いますので参考にしてみていただければと思います。

自分の抱えている仕事のレベルで考えてみよう

フォルダ構成を考えるといっても、これまで出来ていなかったものをいきなり整理するのは大変です。
ですので、最初はまず1階層分だけでもいいのでフォルダを作って、ファイルを整理してみましょう。

一つのプロジェクトに集中して作業している人は、プロジェクトの工程毎にフォルダ分けをし、たくさんのプロジェクトを同時にこなしている人はプロジェクト毎にフォルダ分けをしてみるのがオススメです。

理想は両方が同時にできていることですが、最初からフォルダ構成がルール化されていないとなかなか難しいと思いますので、まずは段階的にでもいいのでフォルダ構成を見直してみましょう。

最新版がどれかわかりやすいファイル名にする

ファイル名をきめるときは、とりあえず先頭に日付をつけるという方法を推奨します。
具体的には”20170901_xxxxx.doc”や”20170902_yyyyy.xls”などといったファイル名です。

この方法だと、ファイル名でソートしたときに最新版が一番に下にくるのがポイント

また、ファイル名をつけるときに特に考える必要がないというところも、この方法を推奨するもう一つのポイントです。

日付はカレンダーを見ればすぐに確認できるので、単純に今日の日付を入力して、あとはファイルの概要でもつけておけばファイル名は出来上がり。
更新するときも、コピーして日付を変更すれば前バージョンを残して更新することができますし、一日に何度も更新するようであれば、時間まで含めてしまうなどアレンジしてみましょう。

不要なファイルは見えなくする

最初にデスクトップに配置するファイルを削減する案をご紹介しましたが、同様に不要または利用頻度の低いファイルを見えなくすることは、仕事の効率アップに繋がります。

職種や業界によって様々だと思いますが、ずっとパソコンで作業していると、たくさんの資料を作ったり、更新したり、参照する必要のない資料も数多く出てくるでしょう。

要らなくなった資料はゴミ箱に入れてしまえばいいのですが、もしかしたらまた見るかも…という資料も中にはあると思います。
そういったときは、一つフォルダを作って格納しておくだけでも構いません。
とにかく見えないようにしましょう

ぼくがよくやるのは”_old”というフォルダを作って、その中に格納してしまいます。

“_old”というフォルダ名にする理由は、一つ前にご紹介したファイル名のルールに関係しており、”_”(アンダーバー)を頭につけることで、ファイル名でソートした時に一番最初に配置されるので、ファイルを探す際に邪魔になりません。

とにかく目的のファイルを見つけやすくするためには、余計なものは見えない状態に保つのが一番なのです!!

パソコン仕事術(1)まとめ

パソコン仕事術第一回目は目的のファイルを見つけやすくするというテーマでご紹介しました。

まずは基本中の基本に感じられた方も多いかもしれませんが、ファイルやフォルダをどのように整理すればいいのかわからないという方の参考になれば幸いです。

そうそう。ファイルやフォルダの整理を実践する場合は、是非いらないファイルは削除することも心掛けてみてください。

ただし、必要なのか必要ないのか判断に困った場合は、「不要なファイルは見えなくなる」でご紹介した”_old”フォルダなどにさっさと放り込んでしまって、次の作業に移っちゃってくださいね。この作業に時間を取られていてももったいないので!